Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Übersicht der Verarbeitung

GUESTLIST by Deep Ocean ist das Tool, über das wir unser Local Ambassador Programm und die daraus entstehenden Gästelisten organisieren. Team-Mitglieder legen Events und Kategorien an, generieren Einladungslinks und nehmen darüber Anmeldungen entgegen.

Wer sich über einen solchen Link einträgt, wird nicht nur für ein einzelnes Event auf die Gästeliste gesetzt, sondern in unseren Local Ambassador Pool aufgenommen: eine laufende Kooperation, bei der Ambassadors Gästelistenplätze erhalten und im Gegenzug unsere Events sichtbar machen (z. B. über eine Story). Bestandteil dieser Kooperation ist, dass wir Ambassadors aktiv zu neuen Deals und Events in ihrer Region kontaktieren.

Bei der Nutzung werden personenbezogene Daten von drei Gruppen verarbeitet:

• Registrierte Team-Mitglieder (Administration und Organisation).
• Local Ambassadors und deren Begleitpersonen, die sich über einen Einladungslink eintragen.
• Besucher der öffentlichen Anmeldeseiten (z. B. IP-Adresse, Browser-Informationen).

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

3.1 Team-Mitglieder

Für die Nutzung des internen Bereichs speichern wir E-Mail-Adresse, Name (sofern angegeben) und Rolle (Admin oder Mitarbeiter). Diese Daten dienen ausschließlich der Authentifizierung, Autorisierung und Verwaltung des Zugangs.

3.2 Local Ambassadors und Begleitpersonen

Wenn sich jemand über einen Einladungslink für das Ambassador Programm einträgt, erfassen wir:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (inklusive Landesvorwahl)
• Anzahl der gebuchten Gästelistenplätze
• Zustimmung zu den Teilnahmebedingungen inkl. Zeitpunkt
• IP-Adresse, Zeitstempel und Browser-Informationen beim Absenden

Diese Daten verarbeiten wir, um die Gästeliste zu erstellen und zu verwalten, sie an den jeweiligen Veranstalter zu übermitteln, Tickets bzw. Zugangsberechtigungen zu versenden und um die Kooperation als Local Ambassador durchzuführen.

3.3 Kontaktaufnahme zu Ambassador-Deals

Kern des Ambassador Programms ist, dass wir Teilnehmende über neue Events und Ambassador-Deals in ihrer Region informieren. Dazu kontaktieren wir sie per E-Mail, SMS oder WhatsApp an die angegebenen Kontaktdaten. Diese Kontaktaufnahme erfolgt auf Grundlage der bei der Anmeldung ausdrücklich erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG).

Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden – etwa durch eine Nachricht „STOP“ auf WhatsApp oder SMS oder per E-Mail an buchhaltung@deep-ocean.io. Nach dem Widerruf erfolgt keine weitere Kontaktaufnahme; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Für WhatsApp-Kommunikation nutzen wir Dienste der Meta Platforms Ireland Ltd.; wer das nicht möchte, kann uns auf einen anderen Kanal verweisen.

3.4 Aufrufe von Einladungslinks

Jeder Abruf einer Anmeldeseite wird protokolliert. Dabei speichern wir IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-Informationen (User-Agent) und Herkunftsland (sofern über die IP-Adresse bestimmbar). Dies dient der Sicherheit, der Nachvollziehbarkeit der Kontingentnutzung und der Betrugsprävention.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) für die Durchführung der Ambassador-Kooperation, die Aufnahme auf die Gästeliste und die Bereitstellung der Tickets.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Kontaktaufnahme zu künftigen Events und Ambassador-Deals per E-Mail, SMS und WhatsApp.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für die Speicherung von IP-Adressen und Log-Daten zur Sicherheit und Integrität des Tools.

5. Weitergabe von Daten

Die von Gästen erhobenen Daten werden mit dem jeweiligen Veranstalter der betreffenden Veranstaltung geteilt, soweit dies für die Durchführung des Events und die Bereitstellung der Gästeliste erforderlich ist.

Darüber hinaus setzen wir technische Dienstleister ein, die im Rahmen der Hosting- und Infrastrukturleistungen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten können:

• Lovable Cloud / Supabase für Datenbank, Authentifizierung und Speicherung der Anwendungsdaten.
• Cloudflare / Vercel als Edge-Network- und Hosting-Partner zur Auslieferung der Anwendung und zum Schutz vor unbefugten Zugriffen.
• E-Mail-Dienstleister zum Versand von Einladungen, Bestätigungen und Benachrichtigungen an registrierte Nutzer.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp) sowie SMS-Versanddienstleister für die Kommunikation mit Local Ambassadors, sofern eine Telefonnummer hinterlegt wurde. Dabei kann eine Übermittlung in Drittländer (u. a. USA) auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln erfolgen.

Alle Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) gebunden, sofern gesetzlich erforderlich.

6. Ambassador Pool bei Deep Ocean

Personenbezogene Daten von Ambassadors, Begleitpersonen und Team-Mitgliedern werden bei Deep Ocean gespeichert, soweit dies für die Organisation der Veranstaltung, den Versand der Tickets, die Durchführung der Ambassador-Kooperation und die Nachweispflichten gegenüber Veranstaltern erforderlich ist.

Wer sich als Local Ambassador einträgt, bleibt in unserem Ambassador Pool. Das bedeutet: Wir melden uns bei wiederkehrenden Events oder neuen Veranstaltungen in der jeweiligen Region über die hinterlegten Kontaktdaten (E-Mail, SMS, WhatsApp), um erneut eine Zusammenarbeit anzubieten. Grundlage ist die bei der Anmeldung erteilte Einwilligung sowie die vereinbarte Kooperation; ein Widerruf ist jederzeit formlos möglich (z. B. „STOP“ oder E-Mail an buchhaltung@deep-ocean.io).

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es der jeweilige Verarbeitungszweck erfordert. Daten von Ambassadors speichern wir für die Dauer der Teilnahme am Ambassador Pool, längstens bis zum Widerruf der Einwilligung. Darüber hinaus werden Daten nur aufbewahrt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder ein berechtigtes Interesse (z. B. Abwehr von Rechtsansprüchen) fortbesteht. Sobald der Speicherzweck entfällt, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

8. Cookies und lokale Speicherung

Für die Anmeldung setzen wir technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherungsmechanismen ein, die den Sitzungszustand des eingeloggten Nutzers sicherstellen. Diese sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und werden nicht für Tracking- oder Werbezwecke genutzt.

9. Ihre Rechte

Betroffene haben das Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Anfragen hierzu können per E-Mail an buchhaltung@deep-ocean.io gestellt werden.

Eine erteilte Einwilligung – insbesondere für die Kontaktaufnahme als Local Ambassador per E-Mail, SMS oder WhatsApp – kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, formlos per Nachricht „STOP“ oder per E-Mail an buchhaltung@deep-ocean.io.

Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören verschlüsselte Übertragungen (HTTPS/TLS), rollenbasierte Zugriffsrechte innerhalb der Anwendung sowie die Protokollierung kritischer Aktionen.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, etwa bei Änderungen der verarbeiteten Daten, neuer Funktionen oder geänderter Rechtslage. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: buchhaltung@deep-ocean.io

Impressum: https://deep-ocean.io/impressum/